Deelname Spelweek Zuidhorn 2015

Deelname Spelweek Zuidhorn 2015

Beste ouders,

Na aanleiding van de aanmeldsessie van donderdag 18 juni schrijven wij het volgende:

Fantastisch om te merken dat het zo leeft en dat er zo veel ouders klaar zaten om hun kinderen mee te laten doen. We hadden gehoopt dat het nieuwe systeem deze tsunami van enthousiasme wel kon opvangen, maar helaas is dit niet het geval geweest. Het systeem werkte prima, maar je kunt helaas niet met 10 man tegelijk door een deur. Uiteindelijk was de Spelweek binnen 10 minuten ‘uitverkocht’.

Veel hebben het ervaren als een eitje, voor anderen was het een deceptie. We respecteren de reacties van de ouders die enigszins teleurgesteld mailden voor een plekje op de wachtlijst. Vaak met opbouwende kritiek, soms wellicht een iets te kritische noot, maar het wordt begrepen. Sterker nog we proberen het de volgende keer beter te doen.

Hoe je het ook wend of keert, de aanmelding is niet verlopen zoals we hadden gehoopt. Vervelend voor een boel ouders en kinderen, maar ook erg vervelend voor onszelf. Er komt nu namelijk een boel werk achterweg die we graag hadden willen omzeilen.

Technisch mankement
We hebben ervoor gekozen om een soort stop op de aanmelding te installeren zodat we niet met te veel inschrijvingen kwamen te zitten. De oplettende kijker kon zelfs live meetellen. Het werkte prima, want ondanks dat er plek was, werd het systeem gesloten voor nieuwe sessies. Dit had te maken met sessies die nog bezig waren met de betaling.

Ondanks dat de stop is gehanteerd komen we niet tot het maximale aantal deelnemers. Dit heeft te maken met de volgende kwestie. Er is een aanzienlijk aantal ouders wat wel betaald heeft, maar het betaalproces niet hebben beëindigd. Dit wil zeggen dat het geld wel is afgeschreven, maar bij ons de aanmelding niet is binnengekomen. Vandaar dat deze mensen geen bevestiging hebben ontvangen. Wat we niet exact weten is of de ouders die niet tot het betaalsysteem kwamen hier ook bij horen.

Hoe nu verder:
De procedure om duidelijk te maken wie er wel/niet meedoen is voor ons overduidelijk, maar helaas zeer tijdrovend. Het gaat ons meer tijd kosten dan we hadden verwacht om het uit te zoeken en iedereen op de hoogte te brengen. Vandaar dat we er eerst voor kiezen om op deze manier ‘naar buiten te treden’. Er komen een boel vragen binnen en we kunnen pas duidelijkheid verschaffen na het weekend.

Hoe gaat deze procedure dan?:
Er is een aantal resterende plekken; deze plekken zijn in ons systeem nog niet toegekend. Dit heeft te maken met de niet afgeronde betaalsessies, maar ook met een aantal ouders die de gegevens al hadden ingevoerd, maar niet terecht konden in het Ideal betaalsysteem. Gelukkig kunnen we in alle gevallen op de seconden af lezen wie er wanneer een sessie heeft gestart, betaald heeft of gemaild heeft.

Deze resterende plekken worden eerst gevuld met de kinderen waar al wel voor betaald is, maar die nog niet officieel bevestigd zijn.
Vervolgens gaan we, wanneer er nog ruimte beschikbaar is, kijken naar de ingevulde formulieren. Dit zijn de ouders die wel een formulier hebben ingevuld, maar niet over zijn gegaan tot betaling.
Wanneer er dan nog plekken beschikbaar zijn kijken we naar de wachtlijst, ouders die na afloop van de sessie hebben gemaild. Hierin zit een groot overlap met de ouders uit groep 2.

In alle gevallen is het dus niet zeker, maar dus ook niet onmogelijk, dat uw kind mee doet aan de Spelweek. We vragen uw geduld en verwachten volgende week uitsluitsel te geven.

Als laatste willen we nog wel aangeven dat de kinderen waarvan de ouders een bevestiging hebben gehad vanzelfsprekend zijn toegelaten, ze hebben immers betaald.

Alvast dank voor uw geduld.

De spelweekcommissie Zuidhorn.